Também conhecido como Diagrama de Gantt, o Gráfico de Gantt é uma ótima ferramenta que facilita a visualização do progresso de projetos em andamento e permite monitorá-los. Ele é formado por um recurso visual que mostra o status das tarefas que fazem parte do escopo do negócio. O ponto forte desse método de gerenciar projetos é a forma como os dados são apresentados, que possibilita uma compreensão mais fácil e intuitiva de quem o está lendo, sejam gestores ou não.
No Gráfico de Gantt, o início e o fim das etapas do projeto em andamento são representados por intervalos de tempo, que aparecem como barras horizontais. Cada barra equivale a uma demanda, e o tempo estipulado para ser realizada pode estar definido. O gráfico é atualizado diariamente, de acordo com o prazo de realização do projeto e a evolução das demandas. Dessa forma, é possível visualizar as tarefas cujos prazos estão para vencer. É como se fosse uma linha do tempo que estabelece limites de começo e de fim.
Normalmente, o Gráfico de Gantt é aplicado em atividades realizadas por mais de uma pessoa, que podem dificultar a administração de tempo para realizar os processos. Porém, não há um limite para a quantidade de funcionários para os quais o gráfico pode ser aplicado. Por exemplo, se apenas um funcionário quiser organizar as atividades que deve realizar usando esse gráfico, ele pode! Na área de tecnologia da informação, pode ser usado no desenvolvimento de ferramentas, no preparo de estruturas de rede, nos planos de melhoria de parques tecnológicos e em planos de atualização de softwares.
Se há um projeto de software em andamento, é preciso que sejam levantados os pré-requisitos antes de se colocar as ações em prática. Há tarefas que devem ser priorizadas, para que se entregue o que foi definido como requisito no prazo, mesmo que outras atividades sejam realizadas em paralelo. Quando as prioridades são finalizadas no tempo ideal, as outras ações podem começar sem ter o andamento prejudicado.
Outras atividades, que muitas vezes estão interligadas com diversos projetos, também precisam acontecer simultaneamente para que não se tenha problemas com os prazos. Por esse motivo, o Gráfico de Gantt é uma ótima ferramenta para gerenciar projetos!
Como já falamos, essa ferramenta facilita a visualização de todo o cronograma de trabalho. Atualmente, muitos aplicativos possuem o Gráfico de Gantt em suas funcionalidades e com diversos recursos. É possível fazer análises individuais e coletivas do desempenho dos colaboradores envolvidos nas tarefas, acompanhar o tempo das atividades, organizar os projetos e planejar outras ações para melhorar a qualidade da gestão.
Também podemos falar de outros benefícios, como a segmentação de tarefas, a distribuição de responsabilidades, a interdependência de atividades (quando você deve passar uma tarefa que estava com uma equipe para outra, por exemplo, mas todas terão conhecimento do que está acontecendo), a definição de prazos (mesmo com a combinação de atividades, o que evita atrasos) e o acompanhamento em conjunto dos projetos, tanto com os colaboradores das equipes quanto com os gestores.
Dessa forma, as responsabilidades de cada um são melhor compreendidas. O Gráfico de Gantt pode ser apresentado no corpo de um e-mail uu no dashboard de um software, ou impresso para ficar fixado num mural, por exemplo.
Agora você já sabe como funciona o Gráfico de Gantt e como usá-lo para gerenciar projetos! Leia outros posts sobre gestão em nosso blog:
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