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Como organizar uma planilha para controlar e somar horas no Excel

Como organizar uma planilha para controlar e somar horas no Excel
11 de abril de 2019 • 16h16 • atualizada 11 de abril de 2019

O cálculo de horas é utilizado para medir o tempo de trabalho de um profissional, sendo algo fundamental para gerir o funcionário de expedientes ou contabilizar as horas trabalhadas de maneira freelance. Nesses momentos, o Excel pode ajudar bastante, oferecendo formatos de planilhas que fazem as contas de um modo bem mais otimizado. Confira!

Criar a planilha

O primeiro passo é criar o arquivo em que você anotará as horas de trabalho. Para tal, você pode usar uma tabela com 7 variáveis: data, entrada, saída almoço, volta almoço, saída, horas trabalhadas e horas extras. Veja:

Para que a planilha funcione corretamente, as colunas de “B” até “E” precisam estar com os campos formatados como horas. Faça isso já na criação do documento, selecionando cada planilha, clicando o botão direito do mouse e acessando a opção “Formatar células…”. Veja:

O próximo passo é escolher a opção “Personalizado”, e em sequência, “hh:mm”, como:

Ao decorrer dos dias, você preenche a tabela com os seus horários. Vamos utilizar um caso fictício do João, funcionário de uma empresa em Campinas, registrado em CLT, com uma carga horária de 8 horas por dia de segunda a sexta. Veja a tabela ao final do mês:

A planilha acima refere-se ao mês de abril de 2019. O dia 19 é feriado, e os outros dias com os horários preenchidos pelos números “00:00” se referem a sábados e domingos. A regularidade das horas de entrada e saída seguem as regras comuns à maioria das empresas.

Continuando com a formatação, as colunas “F” e “G” devem ter seus campos configurados como “números”. Para isso, vá até o mesmo menu indicado anteriormente e escolha a opção “Número”, como:

Você pode personalizar a planilha como preferir, inclusive colocando as horas negativas em vermelho, por exemplo. Ao final disso, o documento está pronto para ser analisado.

Calcular as horas

Para calcular as horas, é preciso utilizar uma fórmula que contabilize o intervalo de horas entre a entrada e a saída, subtraindo o tempo de almoço. A equação abaixo cumpre esse papel:

“=((E2-B2)+(C2-D2))*24”

Aplique a fórmula na tabela de “Horas trabalhadas” conforme a imagem:

Na linha seguinte você pode ajustar a fórmula de acordo com a linha correspondente, seguindo a imagem:

Para não preencher uma por uma manualmente, você pode selecionar as duas primeiras e arrastar até o final, como mostra a imagem:

Para calcular as horas extras, primeiro é preciso estabelecer um padrão diário. No caso de João, são 8 horas. A fórmula abaixo consegue realizar os cálculos:

“=SE(((C2-B2)+(E2-D2))*24>8;((C2-B2)+(E2-D2))*24-8)”

Aplicando-a à planilha, temos:

Repare que, como a fórmula se refere à uma condição - uso de “SE” -, os dias em que João não fizer hora extra serão preenchidos pela palavra “FALSO”. Eles serão contabilizados como 0 no final.

Cálculo mensal

Para calcular o total de horas trabalhadas no mês, utilize uma fórmula que contabilize todos os dias. Seguindo o exemplo, temos:

“=SOMA(F2:F31)”

A parte entre parênteses deve ser adaptada aos números e letras da coluna que você utilizou em sua planilha. Veja:

Portanto, durante o mês de abril de 2019, João trabalhou 176 horas, ou seja, cumpriu a quantidade estipulada para o mês.

Porém, além dessas horas, ele também trabalhou a mais, cálculo que pode ser feito com a coluna G adaptando-se a fórmula. Veja:

João trabalhou as 176 horas normais mais 8 horas extras, totalizando 184 horas de trabalho.

Cálculo sem horas extras

Se você trabalha como freelancer, pode criar uma tabela sem a coluna de “horas extras”. Veja:

O exemplo acima refere-se a um projeto feito por Carlos, um designer freelancer fictício. Os horários de trabalho não seguem um padrão, já que o personagem trabalha por conta e não segue o planejamento da empresa.

Aplicando a sequência de fórmulas descritas anteriormente, você obtém o seguinte resultado:

Arredondando os valores, Carlos trabalhou 117 horas. Com esse número em mãos, fica mais fácil de estabelecer um valor final para o projeto com base no preço da hora de serviço, por exemplo. Esse é um método muito útil de colocar preços no seu trabalho como freelancer.

Cálculo com banco de horas

Há empresas que não trabalham com um sistema de horas extras, mas sim de banco de horas. Nesses casos, o trabalhador não recebe um valor extra pelo trabalho fora do horário comercial, mas sim acumula - ou fica devendo - horas que podem se transformar em folgas.

Tomando como exemplo a mesma planilha de João, podemos substituir a coluna “Horas extras” por “Total de horas a compensar”. Veja:

Além de calcular as horas extras, a fórmula precisa calcular as horas a mais ou a menos. Para esse caso, você pode utilizar a fórmula “Horas trabalhadas - 8”, que no caso do exemplo é:

“=F2 - 8”

Veja os valores aplicados na planilha:

Para não errar, você precisa corrigir os valores de sábado e domingo. Veja:

Refazendo as contas, você pode ver que novamente sobraram 8 horas. Dá para João tirar um dia de folga, não é mesmo?

Quer mais dicas para utilizar o Excel como um profissional? Continue acompanhando o nosso blog!

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